Tờ khai hải quan là một thủ tục quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu, giúp hàng hóa được thông quan thuận lợi và tuân thủ đúng quy định pháp luật. Việc khai báo chính xác không chỉ rút ngắn thời gian xử lý mà còn giúp doanh nghiệp tránh rủi ro về pháp lý và chi phí phát sinh. Vậy tờ khai hải quan là gì? Quy trình khai báo ra sao? Hãy cùng Fobstran tìm hiểu ngay nha!
Mục lục của bài viết
1. Tờ khai hải quan là gì?
Tờ khai hải quan (Customs Declaration) là chứng từ do doanh nghiệp nộp cho cơ quan hải quan, cung cấp thông tin chi tiết về hàng hóa xuất nhập khẩu như: mô tả hàng hóa, số lượng, trị giá, nguồn gốc, thuế và phí liên quan. Việc kê khai đầy đủ và chính xác giúp quá trình thông quan diễn ra nhanh chóng, hạn chế các vướng mắc pháp lý.
2. Tại sao cần có tờ khai hải quan?
Tờ khai hải quan là chứng từ bắt buộc trong hoạt động xuất nhập khẩu, giúp quản lý và kiểm soát hàng một cách minh bạch. Những lý do cần có tờ khai hải quan:
2.1. Kiểm soát hoạt động xuất nhập khẩu
Tờ khai giúp cơ quan hải quan theo dõi và kiểm soát luồng hàng hóa ra vào lãnh thổ. Đảm bảo hàng hóa phù hợp với các quy định về xuất xứ, danh mục hàng hóa cấm hoặc hạn chế nhập khẩu.
2.2. Xác định thuế và các loại phí liên quan
Là cơ sở để tính toán và thu thuế xuất nhập khẩu, thuế VAT, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có). Giúp cơ quan nhà nước đảm bảo nguồn thu ngân sách và tránh thất thoát thuế.
2.3. Đảm bảo tuân thủ pháp luật và ngăn chặn gian lận thương mại
Hỗ trợ phát hiện và ngăn chặn các hành vi buôn lậu, trốn thuế, khai sai mã hàng để hưởng ưu đãi thuế suất. Giúp doanh nghiệp tránh vi phạm quy định pháp luật, hạn chế rủi ro bị xử phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm pháp lý.
2.4. Tác động đến quy trình thông quan hàng hóa
Một tờ khai chính xác, đầy đủ giúp quá trình thông quan diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và chi phí. Nếu có sai sót hoặc thiếu sót trong tờ khai, doanh nghiệp có thể bị chậm trễ trong thông quan, bị xử phạt hoặc thậm chí bị giữ hàng hóa để kiểm tra bổ sung.
Vì vậy, để đảm bảo hoạt động xuất nhập khẩu diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp cần nắm rõ quy trình khai báo, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và kiểm tra kỹ lưỡng thông tin trước khi nộp tờ khai.
3. Hướng dẫn khai báo tờ khai hải quan
Xuất nhập khẩu hàng hóa đòi hỏi doanh nghiệp phải thực hiện khai báo hải quan một cách chính xác và tuân thủ đúng quy định. Nếu bạn mới làm quen hoặc muốn tối ưu quy trình khai báo, hãy cùng tìm hiểu từng bước dưới đây nhé!
3.1. Chuẩn Bị Hồ Sơ – Bước Quan Trọng Đầu Tiên
Trước khi khai báo, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ cần thiết. Đây là bước quan trọng giúp quá trình khai báo diễn ra suôn sẻ, tránh phát sinh sai sót hoặc bị hải quan yêu cầu bổ sung hồ sơ.
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) – Chứng từ xác nhận giá trị hàng hóa, do bên bán cung cấp.
- Hợp đồng mua bán (Sales Contract) – Chứng minh giao dịch mua bán giữa các bên.
- Vận đơn (Bill of Lading/Airway Bill) – Chứng từ vận chuyển, thể hiện thông tin lô hàng, đơn vị vận chuyển.
- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) – Nếu hàng hóa được hưởng ưu đãi thuế theo hiệp định thương mại, cần có C/O phù hợp.
- Giấy phép xuất nhập khẩu (nếu cần) – Áp dụng với mặt hàng thuộc danh mục kiểm soát đặc biệt.
- Danh sách đóng gói (Packing List) – Cung cấp thông tin chi tiết về số lượng, quy cách đóng gói hàng hóa.
Lưu ý:
- Đảm bảo các chứng từ đầy đủ, chính xác.
- Kiểm tra kỹ thông tin như mã HS, số lượng, trị giá để tránh sai sót khi khai báo.
3.2. Khai Báo Trực Tuyến – Nhập Liệu Đúng & Đủ
Hiện nay, hầu hết doanh nghiệp thực hiện khai báo hải quan qua hệ thống VNACCS/VCIS. Đây là hệ thống điện tử giúp doanh nghiệp gửi tờ khai nhanh chóng mà không cần nộp hồ sơ giấy trực tiếp.
Các bước thực hiện:
- Đăng nhập hệ thống VNACCS qua tài khoản doanh nghiệp đã đăng ký.
- Nhập thông tin hàng hóa, bao gồm:
- Tên hàng, số lượng, trọng lượng
- Giá trị hàng hóa (theo hóa đơn thương mại)
- Mã HS (Harmonized System Code) của sản phẩm
- Thuế suất áp dụng (VAT, thuế nhập khẩu, thuế bảo vệ môi trường – nếu có)
- Kiểm tra lại thông tin thật kỹ trước khi gửi tờ khai.
- Gửi tờ khai và nhận số tiếp nhận từ hệ thống.
Mẹo giúp khai báo nhanh & chính xác:
- Sử dụng phần mềm khai báo chuyên dụng để tránh sai sót.
- Nếu chưa chắc mã HS, có thể tra cứu trên biểu thuế xuất nhập khẩu của Tổng cục Hải quan.
- Hãy lưu lại số tờ khai để tiện tra cứu sau này.
3.3. Kiểm Tra & Thông Quan – Hàng Đi Đâu, Thủ Tục Đến Đó
Sau khi gửi tờ khai, hệ thống sẽ tự động phân luồng hàng hóa thành 3 nhóm:
- Luồng Xanh – Hàng được thông quan ngay mà không cần kiểm tra thêm.
- Luồng Vàng – Cơ quan hải quan yêu cầu kiểm tra hồ sơ chi tiết hơn trước khi thông quan. Doanh nghiệp cần nộp đầy đủ giấy tờ và chờ xét duyệt.
- Luồng Đỏ – Hàng bị kiểm tra thực tế, có thể mở container hoặc kiểm tra ngẫu nhiên một phần lô hàng.
Thời gian thông quan phụ thuộc vào:
- Loại hàng hóa: Hàng dễ hư hỏng có thể được ưu tiên kiểm tra sớm hơn.
- Chính sách kiểm soát: Một số mặt hàng thuộc diện quản lý chặt có thể bị kéo dài thời gian xét duyệt.
- Doanh nghiệp có nằm trong danh sách “Doanh nghiệp ưu tiên” hay không.
4. Những lưu ý quan trọng khi khai báo hải quan
Khai báo hải quan là một bước quan trọng trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa, ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian thông quan và chi phí logistics. Nếu không thực hiện đúng quy trình, doanh nghiệp có thể gặp phải các vấn đề như chậm trễ giao hàng, phát sinh chi phí không mong muốn hoặc thậm chí bị xử phạt do vi phạm quy định. Vì vậy, để đảm bảo quá trình khai báo diễn ra suôn sẻ, hãy lưu ý những điểm quan trọng sau:
- Điền chính xác thông tin để tránh sai sót: Mọi thông tin trên tờ khai hải quan phải đúng với thực tế, từ số lượng, chủng loại đến giá trị hàng hóa. Sai sót có thể dẫn đến việc bị yêu cầu bổ sung chứng từ hoặc bị xử phạt.
- Tuân thủ quy định về thuế và chính sách xuất nhập khẩu: Cần xác định đúng mã HS code để áp thuế suất chính xác và kiểm tra xem hàng hóa có thuộc diện hạn chế hoặc cần giấy phép đặc biệt hay không.
- Theo dõi tình trạng tờ khai để kịp thời phản hồi: Sau khi nộp tờ khai, doanh nghiệp nên kiểm tra thường xuyên để xử lý nhanh các yêu cầu bổ sung hoặc điều chỉnh từ hải quan.
- Hợp tác với đơn vị vận chuyển uy tín để tối ưu thời gian thông quan: Một đơn vị logistics chuyên nghiệp sẽ hỗ trợ quá trình khai báo, giúp hàng hóa được thông quan nhanh chóng và hạn chế rủi ro.
- Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo yêu cầu: Hợp đồng, hóa đơn thương mại, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ,… cần được chuẩn bị sẵn để tránh bị yêu cầu bổ sung, gây chậm trễ.
- Lưu ý về kiểm tra chuyên ngành: Một số mặt hàng cần kiểm tra chất lượng, kiểm dịch hoặc có giấy phép từ cơ quan chức năng. Hãy kiểm tra trước để đảm bảo hàng hóa đáp ứng yêu cầu.
- Lưu giữ chứng từ sau khi thông quan: Hồ sơ hải quan cần được lưu trữ ít nhất 5 năm để phục vụ kiểm tra sau thông quan nếu có yêu cầu.
Việc tuân thủ các quy định trên không chỉ giúp hàng hóa thông quan thuận lợi mà còn giảm thiểu các vấn đề pháp lý, tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.
Kết Luận
Tờ khai hải quan là bước quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu, ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian và chi phí vận chuyển. Để thông quan nhanh chóng, doanh nghiệp cần nắm rõ quy trình, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và hợp tác với đơn vị chuyên nghiệp. Fobstran tự hào là đơn vị vận chuyển Trung – Việt uy tín, hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu quy trình khai báo hải quan, rút ngắn thời gian thông quan và đảm bảo hàng hóa vận chuyển an toàn. Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp logistics hiệu quả, liên hệ ngay với Fobstran để được tư vấn nha!
————————–
FOBSTRAN – NÂNG TẦM TRẢI NGHIỆM
————————–
► Hotline: 0978.361.346
► Fanpage 1: https://www.facebook.com/fobstran.logistics
► Fanpage 2: https://www.facebook.com/fobstran.vanchuyentrungviet
► Tiktok 1: https://www.tiktok.com/@fobstran.logistics
► Tiktok 2: https://www.tiktok.com/@fobstran.nhaphangchina
► Tiktok 3: https://www.tiktok.com/@fobstran.vanchuyenchina
► Youtube: https://www.youtube.com/@fobstran.logistics
► Địa chỉ: Iris Garden, 30 Trần Hữu Dực, P. Cầu Diễn, Q. Nam Từ Liêm, TP. Hà Nội
